18
2008
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工作中使用MSN或QQ的沟通技巧

一个朋友,出道时间不长,好学勤奋,颇有冲劲。经常在MSN中问我些问题,当然,有我懂的也有我不懂的。

然而,在为他勤学好问的精神感动的同时也为他的MSN沟通技巧而遗憾。经常在工作时突然收到他很突兀的一句话,让我晕里糊涂,不知所云,于是,不得不为他的问题补充若干问题,如“你是指什么什么吗”,他回答“是”,然后我再问“你的前提是指什么什么吗”,他回答“不是”,我再问“那是不是不包括什么什么呢”,他再回答“是”,一个问题折腾下来,我弄懂这些问题的时间比想答案的时间长N倍,有时恼怒起来干脆回答一句“实在不知道你在说啥”。

以前一直没感觉,现在才发现用MSN(或QQ,下同)沟通是有技巧的。

首先,当准备与别人用MSN谈事情时,需要先打声招呼,“Hi”一下,或“你好”一下,或“有空吗”等,如果等不到别人的回答也别死缠烂打,应该耐心等会儿,因为很可能对方这会有别的什么事情没时间答理你,甚至正在电脑前跟他领导汇报工作呢,你一会“怎么不理人家啦”,一会“领导做大了,架子也大了”,只能给对方添乱。除非对方是你同事,而且你想跟他谈工作的事情,否则还是先招呼一下对方让他有个准备好,你不知道除了他还有谁看到他的屏幕,如果是私密事,甚至应该先问下对方这会是不是只有他一人看到屏幕。

其次,在交谈前,先就你想讨论的事情简要交待一下背景,让对方能快速进入你的思路中,千万别没头脑就甩出一句你自己明白别人却如听天书的话来,要为对方设身处地地想想,他如何才能理解这个问题。其实,只要你注意了做起来很简单,看看这两句,“小A想找个漂亮的姑娘”与“关于展会接待员的问题,小A想找个漂亮的姑娘”,比较一下有背景描述与没背景描述的区别,只是加了背景“关于展会接待员的问题”,省去了许多沟通的麻烦。

再次,在描写你的想法时,一种想法尽量在一句话中写清楚,不要分开若干句发送。因为,假如你发给对方的几句话需要连在一起才能表达一个完整的意思,弄不好对方看你的第一句话后就有了他的想法,然后他发表了他的想法,结果却发现有了你的第二句后第一句就不是那个意思了,若干个回合下来,两人还在纠缠不清,真累。

再次,当你有信息发过去后,如果对方暂时没回答,除非需要对您前一个信息做非常必要的补充,否则应该耐心等会儿,等到对方的回音后再继续下一句。或许对方正在考虑你的话,或许对方打字速度忒慢,你没必要同时发出几个完全不同的信息,这样,很可能对方最终只是应答你的最后一个信息,如果速度太快的话,你开始的信息对方可能根本看都看不到。

再次,除非万不得矣或只是些纯技术的讨论,否则不要把一个人在MSN中说的话原封不动地拷给另一个人看。对方知道后一定会把你划入长舌妇的行列,从此增加了对你的戒备心。

再次,敲回车前将你的句子读一遍,这与你叫你儿子做完作业后复查一遍是一样的道理。不过这一点,在下一直做不到,经常在信息发送后发现错误,实在汗颜,有时一个关键字搞错了导致意思完全相反,简直不可饶恕。

最后,MSN兼有邮件与电话的优点,也兼有二者的缺点,是否使用MSN沟通视情况而定。这个问题说的人多,在下就藏拙了。


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